Digitale Transformation im technischen Immobilienmanagement mit Plentific
Das britische Wohnungsunternehmen Caridon hat seine Instandhaltungsprozesse sowie den eigenen Regiebetrieb mit Plentific durchgängig digitalisiert. Durch die zentrale Steuerung aller Abläufe – von der Schadensmeldung über die Auftragsvergabe bis hin zur Dokumentation – verfügt Caridon heute über eine deutlich höhere Transparenz im technischen Bestandsmanagement. Damit schafft das Unternehmen die Grundlage, um den Wohnungsbestand effizient zu bewirtschaften und perspektivisch auf bis zu 10.000 Einheiten auszubauen.“
Der Kunde: Caridon
Caridon ist ein wachsendes Wohnungsunternehmen mit Fokus auf die Entwicklung und Bewirtschaftung von qualitativ hochwertigem Wohnraum in UK.
Das Unternehmen verwaltet einen stetig wachsenden Bestand und legt großen Wert auf eine zuverlässige Instandhaltung, hohe Qualitätsstandards und verantwortungsvolle Bestandsbewirtschaftung.
Neben wirtschaftlicher Effizienz steht insbesondere die langfristige Werterhaltung des Bestands im Mittelpunkt.
Die Herausforderung
Vor der Einführung von Plentific waren viele Prozesse bei Caridon stark manuell geprägt.
Schadensmeldungen und Reparaturanfragen gingen über unterschiedliche Kanäle ein, wie etwa über WhatsApp, SMS oder E-Mail.
Dadurch entstand eine fragmentierte Informationslage, die die Steuerung der Instandhaltung erschwerte.
Vor der Digitalisierung der Prozesse sah sich Caridon mit mehreren Herausforderungen konfrontiert:
• Fragmentierte Kommunikation: Anfragen und Schadensmeldungen wurden über verschiedene Kanäle gemeldet. Informationen waren auf mehrere Systeme verteilt und mussten manuell zusammengeführt werden.
• Fehlende Transparenz über Aufträge: Es gab keine zentrale Übersicht über den Status von Reparaturen, offene Aufträge oder den Einsatz des Regiebetriebs.
• Schwierige Steuerung kritischer Themen: Dringende Themen wie Schimmelbefall oder Wasserschäden konnten nur mit hohem Aufwand über den gesamten Bestand hinweg nachverfolgt werden.
• Eingeschränkte Einsatzplanung: Disposition und Einsatzplanung des Regiebetriebs waren schwierig, da keine durchgängige Transparenz über Aufträge, Prioritäten und verfügbare Ressourcen bestand.
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„Unsere größte Herausforderung war, dass Reparaturmeldungen über E-Mail, SMS oder WhatsApp eingingen. Dadurch entstanden mehrere Bruchstellen in den Prozessen und wir hatten nur eingeschränkte Transparenz über unsere Aufträge.“
– Jimmy Ferrar, technischer Leiter bei Caridon
Die Lösung
Gemeinsam mit Plentific führte Caridon eine integrierte Plattform für Regiebetriebsteuerung und Instandhaltungsmanagement ein.
Ziel war es, sämtliche Prozesse rund um Reparaturen, Instandhaltung, Leerstandsmanagement und Compliance in einer zentralen Plattform abzubilden.
Damit können Aufträge heute durchgängig digital gesteuert werden. Von der Meldung eines Schadens bis zur Dokumentation der erledigten Maßnahme.
Zu den wichtigsten Verbesserungen gehören:
1. Automatisierte Einsatzplanung: Plentific unterstützt die Disposition bei der optimalen Zuordnung von Aufträgen zum Regiebetrieb oder Dienstleistern. Die Plattform sorgt dafür, dass der passende Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt eingesetzt wird.
2. Durchgängige Transparenz über Aufträge: Eine zentrale Übersicht zeigt jederzeit den Status aller Aufträge. Von der Meldung bis zur abgeschlossenen Instandhaltungsmaßnahme.
3. Vernetzte Kommunikation: Serviceteams vor Ort sind direkt mit der Disposition verbunden. Gleichzeitig bleiben Bewohner über den Fortschritt ihrer Reparatur informiert.
4. Datenbasierte Steuerung: Auswertungen und Berichte liefern wertvolle Einblicke in Auftragsbearbeitung, Instandhaltungsleistung und Servicequalität.
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Die wichtigsten Ergebnisse auf einen Blick
Operative Effizienz
Alle Aufträge werden zentral in der Plattform verwaltet. Manuelle Datenerfassung und doppelte Pflege entfallen.
Schnellere Problemlösung
Verbesserte Einsatzplanung sorgt für schnellere Reparaturen und höhere Erstlösungsquoten.
Besseres Risikomanagement
Kritische Themen können vollständig dokumentiert und nachvollzogen werden.
Skalierbare Infrastruktur
Digitale Grundlage für die Verwaltung eines Bestands von bis zu 10.000 Wohneinheiten.
Die Ergebnisse
Die Einführung von Plentific hat die täglichen Arbeitsabläufe bei Caridon spürbar verbessert sowohl im Büro als auch im technischen Bereich mit dem Regiebetrieb.
• Schnellere Bearbeitung von Reparaturen: Durch eine bessere Einsatzplanung und mehr Transparenz können Reparaturen schneller organisiert und abgeschlossen werden.
• Effizientere Arbeitsabläufe: Disposition und Regiebetrieb greifen heute auf eine zentrale Plattform zu, in der alle relevanten Informationen gebündelt verfügbar sind.
• Verbesserte Dokumentation und Compliance: Caridon kann heute detailliert nachvollziehen, welche Maßnahmen in jeder Immobilie durchgeführt wurden und so Sicherheits- und Qualitätsanforderungen zuverlässig erfüllen.
• Grundlage für weiteres Wachstum: Die Plattform schafft eine skalierbare digitale Infrastruktur, die Caridon dabei unterstützt, seinen Bestand bis 2030 auf 10.000 Wohneinheiten auszubauen.
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„Ich kann mir kaum vorstellen, heute noch ohne Plentific zu arbeiten. Alle Aufträge und Instandhaltungsmaßnahmen sind an einem zentralen Ort organisiert und jederzeit abrufbar.“
