Apps hier, Telefonate da, papierbasierte Prozesse dort – in unserem privaten wie beruflichen Alltag müssen wir immer mehr Kanäle bedienen. Das ruft in vielen Menschen den Wunsch nach Vereinfachung hervor. Sehr ausgeprägt ist dieser unter Immobilieneigentümern und -verwaltern, denn die hier besonders kleinteilige und immer komplexere Aufgabenstruktur verschlingt enorme Ressourcen.
Die Lösung liegt in einem Mehr an Digitalisierung und vor allem dem zielgerichteten Einsatz von digitalen Tools. Auch immer mehr Bewohner schätzen digitale Services rund um ihre Wohnung – immerhin sind sie diese auch aus anderen Lebensbereichen gewohnt. Ein gutes Beispiel, wo Technologie gezielt Prozesse vereinfachen kann, ist die Schadensmeldung und -behebung.
Als sinnvoll hat sich ein intuitiver Online-Service für Bewohner erwiesen. Hausverwalter können hier festlegen, welche Daten es braucht, damit Bewohner zum Beispiel erforderliche Reparaturen adäquat melden können. Alle Beteiligten können den Auftragsstatus verfolgen und die Bewohner selbst ganz einfach Termine vereinbaren, Dokumente hochladen und Zugangshinweise für die Handwerker bereitstellen. Stichwort Terminvereinbarung: Diese sollte natürlich ebenso intuitiv funktionieren und es erlauben, Termine nicht nur zu vereinbaren, sondern auch noch einmal zu überprüfen, gegebenenfalls abzusagen und neu zu planen.
Manchmal ist das Problem vielleicht gar nicht so groß wie gedacht und mit einigen Handgriffen ohne Handwerker gelöst. Eigentümer und Verwalter können Kosten und Zeit sparen, indem sie den Bewohnern während des Diagnoseprozesses Informationen zur Selbstreparatur zur Verfügung stellen. Die Bewohner wiederum können dann das eine oder andere Probleme selbst beheben und den Handwerkerbesuch vermeiden.
Sind Reparaturen durch Fachpersonal unvermeidlich, können Verwalter mithilfe digitaler Tools mehrere Arbeiten in einem einzigen Arbeitsauftrag zusammenfassen und an einen Auftragnehmer weitergeben. Ideal ist es auch, wenn sich Folgeaufträge, Rückrufe, Inspektionsvorlagen und Leistungsverzeichnisse einfach hinzufügen lassen. Auf einer solchen, alle Informationen zusammenführenden Grundlage sind schlussendlich auch intelligente Entscheidungen bei der Vergabe von Aufträgen möglich.
Transparenz ist ein weiterer Vorteil digitaler Tools. So lässt sich der Auftragsstatus stets aktuell einsehen, Arbeitsaufträge verfolgen und die Leistung der Auftragnehmer durch herunterladbare Berichte bewerten. Auch historische Daten können hier zusammenlaufen.
Damit sich diese Möglichkeiten reibungslos in die bestehenden und anknüpfenden Prozesse einreihen, ist eine einfache Integration der Tools erforderlich. Allen voran empfehlen sich Plug-and-Play-Integrationen mit Hausverwaltungssystemen und gängigen CRM-Systemen.
Digitalisierung verbindet
Digitale Tools bringen Vermieter und Bewohner zusammen und sorgen im besten Falle für eine entspannte End-to-End-Lösung. Die Behebung von Schäden ist ein Paradebeispiel dafür. Neben den gefühlt positiven Effekten im Alltag aller Beteiligten – vom Bewohner über den Verwalter bis hin zum Handwerksunternehmen – sind die Erfolge auch objektiv messbar: Unternehmen, die bereits die Schadensmanagementlösung von Plentific einsetzen, berichten von einer signifikanten Verringerung der eingehenden Anrufe bei Schadensmeldungen und einer erhöhten Zufriedenheit.