Deutschland führt verpflichtend E-Rechnungen ein – wir sind vorbereitet.

Felix: “Julian, fangen wir direkt an: Was tut sich gerade im Bereich E-Invoicing in Deutschland?”

Julian: Deutschland bewegt sich klar in Richtung einer verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung – insbesondere im B2B-Bereich. Ab 2025 wird es stufenweise gesetzlich vorgeschrieben, dass Unternehmen strukturierte elektronische Rechnungen versenden, die den EU-Standard EN 16931 erfüllen. Dazu gehören Formate wie ZUGFeRD und XRechnung. Ziel ist, die Effizienz zu erhöhen und Medienbrüche zu vermeiden.

Felix: “Viele hören den Begriff ZUGFeRD zum ersten Mal. Was steckt dahinter – und warum ist das für unsere Nutzer relevant?”

Julian: ZUGFeRD ist ein sogenanntes „Hybridformat“. Das bedeutet: Eine normale PDF-Rechnung enthält zusätzlich eine eingebettete XML-Datei mit strukturierten Daten. Diese XML-Datei kann von einer Buchhaltungssoftware automatisch ausgelesen und verarbeitet werden – ganz ohne manuelle Eingaben. Für unsere Nutzer in Deutschland bedeutet das: Weniger Aufwand, weniger Fehler, mehr Automatisierung.

Felix: “Und was genau macht Plentific in dem Zusammenhang?”

Julian: Wir haben unser System so erweitert, dass alle Rechnungen automatisch ZUGFeRD 2.3.2-konform erzeugt werden. Das betrifft sowohl Rechnungen von Auftragnehmern als auch Plentific-eigene Rechnungen (z. B. Service Fees, Abonnements etc.). Die erzeugten PDFs enthalten dann automatisch die XML-Datei – unsere Nutzer müssen nichts weiter tun.

Felix: “Was bringt das konkret im Alltag?”

Julian: Sobald ein Benutzer eine solche Rechnung herunterlädt, erhält er eine „Hybrid-PDF“, also eine ganz normale Rechnung mit eingebetteter XML-Datei. Öffnet man sie z. B. mit Adobe Reader, kann man die XML-Datei sogar sehen. Buchhaltungssysteme können diese Datei direkt verarbeiten, was den Abgleich beschleunigt und Fehler minimiert.

Felix: “Was passiert, wenn jemand die XML-Datei nicht sieht?”

Julian: Das liegt meist am verwendeten PDF-Viewer. Nicht alle Programme zeigen eingebettete Dateien an. Adobe Reader unterstützt das, viele Browser-PDF-Viewer jedoch nicht. Wichtig ist: Die XML ist technisch da – auch wenn man sie nicht visuell sieht.

Zusammengefasst: Plentific Nutzer in Deutschland sind für die kommenden gesetzlichen Änderungen gut vorbereitet – und profitieren schon heute von automatisierten, rechtskonformen E-Rechnungen.