Vom Pilotprojekt zur digitalen Plattform: Wie die Wohnbau Prenzlau die Digitalisierung konsequent umsetzt

Steigende gesetzliche Anforderungen, wachsender Kostendruck und ein Markt, in dem Neubau kaum noch wirtschaftlich ist. Die deutsche Wohnungswirtschaft steht unter enormem Druck. Für viele Unternehmen liegt die Antwort in der Digitalisierung ihrer operativen Prozesse. Aber wie gelingt das in der Praxis? Wir haben mit Ivo Richter, Leiter Facility Management bei der Wohnbau Prenzlau GmbH, sowie Dorit Siebach, Senior Customer Success Managerin und Saskia Berges, Senior Implementation Managerin bei Plentific, gesprochen.

Die Ausgangslage: Eine Branche unter Druck

Herr Richter, wenn Sie die aktuelle Lage in der Wohnungswirtschaft beschreiben müssten – wie sieht das aus Ihrer Perspektive aus?

Ivo Richter: Die Situation ist herausfordernd, das kann man offen sagen. Neubau ist für uns momentan kaum ein Thema. Die Zinsen sind zu hoch, die Baukosten zu stark gestiegen, und die gesetzlichen Anforderungen werden gleichzeitig immer komplexer. Das bedeutet: Wer als Unternehmen heute noch Luft gewinnen will, muss den bestehenden Betrieb effizienter machen. Und das geht nur über Digitalisierung.

Laut GdW konnten 2024 zwei Drittel der sozial orientierten Wohnungsunternehmen in Deutschland gar keine neuen Wohnungen bauen. 2025 steigt dieser Anteil auf 70 Prozent. In diesem Umfeld wird Prozesseffizienz zur strategischen Kernaufgabe.

Was bedeutet das konkret für das Facility Management?

Ivo Richter: Es bedeutet, dass wir mit weniger Ressourcen mehr leisten und dabei trotzdem sicherstellen müssen, dass Bewohner bzw. in unserem Fall Mieter gut betreut werden. Die Erwartungshaltung der Mieterinnen und Mieter hat sich verändert. Sie kennen es aus anderen Lebensbereichen, dass Termine unkompliziert online gebucht werden können – beim Arzt, beim Friseur, überall. Warum nicht auch bei einer Schadenmeldung in der Wohnung? Genau das war für uns ein zentraler Ansatzpunkt.

Die Entscheidung für Plentific: Warum es keine Alternative gab

Wie sind Sie auf Plentific aufmerksam geworden – und was hat am Ende den Ausschlag gegeben?

Ivo Richter: Wir haben uns den Markt intensiv angeschaut. Es gibt durchaus Lösungen für Teilbereiche: für Auftragsverwaltung, für Steuerung der Handwerker oder für Mieterportale. Aber eine Plattform, die das alles wirklich durchgängig verbindet – Mieterkommunikation, Schadenmeldung, Terminbuchung, Interner Regiebetrieb und ERP-Integration – die haben wir nur bei Plentific gefunden. Das ist auf dem deutschen Markt tatsächlich einmalig.

Andere Anbieter, die wir geprüft haben, sind an den Schnittstellen zu unserem ERP-System gescheitert. Das war für uns ein k.o.-Kriterium.

Dorit, wie erlebt ihr das auf Plentific-Seite – welche Rolle spielt diese End-to-End-Logik bei der Entscheidung von Wohnungsunternehmen?

Dorit Siebach: Es ist tatsächlich das, was uns von anderen Lösungen am stärksten unterscheidet. Viele Unternehmen kommen zu uns, weil sie punktuelle Lösungen eingeführt haben und dann feststellen: Die Daten liegen verteilt, die Prozesse laufen immer noch parallel – und die erhoffte Effizienz stellt sich nicht ein. Plentific verbindet operative Steuerung, Kommunikation und Transparenz auf einer Plattform. Das ist kein Nice-to-have, das ist der eigentliche Hebel.

Implementierung und Onboarding: Wo echte Transformation beginnt

Saskia, du verantwortest die Implementierung bei Wohnbau Prenzlau. Was sind aus deiner Sicht die kritischen Phasen eines solchen Projekts?

Saskia Berges: Die technische Integration ist wichtig, aber sie ist nicht das Entscheidende. Was ich immer wieder erlebe: Systeme können funktionieren, die Anwender können dennoch ihr volles Potential nicht entfalten, weil nicht das gesamte Team mitgenommen wird. Gutes Onboarding bedeutet für mich deshalb, dass man die Menschen abholt, die täglich damit arbeiten. Nicht nur die Führungsebene.

Bei Wohnbau Prenzlau haben wir das schrittweise aufgebaut. Es gibt intern verschiedene Rollen: die Kolleginnen, die die operativen Prozesse steuern, das interne Regieteam, das mit der mobilen App arbeitet, und die Führungsebene, die Auswertungen und Berichte braucht. Jede Gruppe hat andere Anforderungen. Das muss man ernst nehmen.

Herr Richter, wie haben Sie die Einführung intern erlebt? Gab es Widerstände?

Ivo Richter: Weniger als man vielleicht erwarten würde. Ich persönlich habe in den vergangenen Jahren bereits zweimal ein ERP-System gewechselt. Wenn der Wille da ist, geht es auch. Die Wohnbau Prenzlau ist es gewohnt, sich anzupassen und Neues zu lernen. Unser Team nimmt Veränderungen als notwendigen Teil der modernen Arbeitswelt an – nicht als Bedrohung, sondern als Chance. Das ist ein echtes kulturelles Kapital, das uns hier geholfen hat.

Was wäre Ihr wichtigster Rat an andere Wohnungsunternehmen, die vor einer ähnlichen Entscheidung stehen?

Ivo Richter: Nicht zu lange warten und ein festes Zielbild kommunizieren. Der Druck wird nicht kleiner, die regulatorischen Anforderungen steigen, die Erwartungen der Mieter steigen und der Fachkräftemangel macht manuelle Prozesse immer schwerer. Wer jetzt die Grundlagen legt, hat langfristig einen echten Vorteil.

Und: Das Thema Schnittstellen ernst nehmen. Wir programmieren gerade die Integration zwischen Plentific und unserem ERP-System. Das ist aufwendig – aber es ist eine Grundlage, die uns langfristig viele Folgeintegrationen erleichtert. Das denkt sich besser weiter, als immer wieder von vorne anzufangen.

Dorit, welche Rolle spielst du als Customer Success Managerin, wenn ein Kunde wie Wohnbau Prenzlau live geht?

Dorit Siebach: Meine Aufgabe ist es sicherzustellen, dass die Einführung nicht am ersten Tag endet. Digitale Transformation ist kein Projekt mit Startdatum und Enddatum – sie ist ein Prozess. Ich begleite, ich priorisiere gemeinsam mit dem Kunden, und ich sorge dafür, dass aus dem, was wir gemeinsam eingeführt haben, auch echter Alltag wird. Das braucht Vertrauen und Kontinuität.

Der nächste Schritt: Was noch kommt

Welche Meilensteine stehen bei der Wohnbau Prenzlau als nächstes an?

Ivo Richter: Ein großes Ziel ist die vollständige Anbindung unserer “Mein Friedrich-App”– das ist unser Mieterportal. Wenn Schadenmeldungen dort direkt in den Buchungsprozess bei Plentific fließen, haben wir genau das erreicht, was wir uns vorgestellt haben: ein echter digitaler Durchlauf ohne Medienbrüche. Dazu kommt das Lagermanagement – eine digitale Materialliste für unsere Handwerker. Das sind alles Dinge, die wir Schritt für Schritt angehen.

Saskia, was macht ein solches Projekt für euch als Plentific-Team besonders?

Saskia Berges: Die Offenheit und der Gestaltungswille. Es ist ein Unterschied, ob jemand eine Software einführt, weil er muss – oder weil er wirklich etwas verändern will. Die Wohnbau Prenzlau gehört klar in die zweite Kategorie. Das macht die Zusammenarbeit konkret und fokussiert. Wir lernen auch selbst viel dabei – gerade bei der ERP-Integration. Was wir hier mit der Aareon Yuneo aufbauen, kann in Zukunft anderen Unternehmen mit ähnlicher Systemlandschaft helfen.

Fazit

Die Wohnungswirtschaft steht an einem Wendepunkt: Wer in einem Umfeld steigender Kosten, zunehmender regulatorischer Komplexität und wachsender Mietererwartungen bestehen will, braucht mehr als punktuelle Digitallösungen. Er braucht eine Plattform, die Prozesse wirklich durchgängig verbindet – und einen Partner, der die Einführung nicht als Projektübergabe, sondern als gemeinsame Reise versteht.

Die Wohnbau Prenzlau zeigt, dass das möglich ist. Schritt für Schritt, mit klarer Priorisierung und einem Team, das Veränderungen als selbstverständlichen Teil des Alltags begreift.

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Wir laden Sie herzlich ein, an unserem Webinar teilzunehmen:

“Digitalisierung im Facility Management: Wie die Wohnbau Prenzlau Mieterservice und interne Prozesse neu denkt."

Gemeinsam mit Ivo Richter von der Wohnbau Prenzlau, Dorit Siebach und Saskia Berges sprechen wir über die Einführung von Plentific – von der Entscheidung über das Onboarding bis zu den ersten Ergebnissen. Ein praxisnaher Einblick für Wohnungsunternehmen und Genossenschaften, die wissen möchten, wie Digitalisierung wirklich gelingt.

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